Wacht even.. is samenwerken met een externe écht helemaal gratis?
Jazeker! We hebben speciaal voor al jouw opdrachtgevers en onderaannemers een gratis versie gemaakt. Zij kunnen geen projecten aanmaken en alleen chatten in de chat waarvoor jij ze hebt uitgenodigd. Super handig!
Hoe nodig ik een externe uit?
Heel simpel, binnen een paar seconden gebeurd. Rechts bij je chat informatie vind je een button 'externe uitnodigen via mail'. Je hoeft alleen zijn e-mail adres in te vullen en op versturen te klikken. VOILÀ!
Hoe kan ik zien of hij mijn uitnodiging heeft geaccepteerd?
Als je op rechts op 'deelnemers' klikt, dan zie je alle deelnemers van die chat. Als bij de externe die je hebt uitgenodigd staat 'heeft zich nog niet aangemeld', dan is hij nog niet actief.
Vanaf het moment dat hij zich gratis heeft aangemeld, zal hij direct aan de chat worden toegevoegd. Net zoals bij WhatsApp krijg je dan een melding dat 'Stefan is toegevoegd aan de chat.'
Wat ziet een externe precies?
Goede vraag! Zodra jij op 'versturen' hebt geklikt. Ontvangt de externe direct een mail met als onderwerp: 'Uitnodiging (jouw bedrijfsnaam) + instructies Woub app'. In deze mail ontvangt hij direct een instructie handleiding met alle informatie die de externe moet weten. Download hier het PDF. Hij ontvangt deze e-mail alleen als hij nog geen lid is van Woub. Als hij wel lid is van Woub, wordt hij direct toegevoegd aan de chat.
Hieronder hebben we een mail als voorbeeld. De e-mail wordt altijd gepersonaliseerd met jouw naam, jullie bedrijfsnaam en het project waar jullie aan gaan samenwerken. Zo is het altijd duidelijk waar de mail vandaan komt.
Zodra jouw externe partner binnen een paar seconden zijn gegevens heeft ingevuld en hij klikt op registreren, zal hij direct in de Woub omgeving terecht komen. Hieronder zullen we even alles kort toelichten wat een externe mag, kan en ziet:
1. Een externe ziet geen projectfases en ziet alleen projecten aan de linkerkant. Hij kan geen projecten toevoegen.
2. Hij ziet verder geen projectinformatie, hij kan alleen de chatfunctie en checklist gebruiken.
3. Hij heeft de mogelijkheid om achter deze 3 bolletjes, een export te maken van de chat. (PDF of alle bestanden downloaden)
4. Bij account kan hij zijn gegevens inzien, wijzigen en een profielfoto toevoegen.
5. Bij media en documenten kan hij alle bestanden inzien en downloaden
6. Bij deelnemers kan hij alle chat deelnemers inzien, hij kan geen deelnemers toevoegen.
7. Externe kan taken toevoegen en afvinken van een checklist. Zo kunnen jullie heel gestructureerd samenwerken en ga je gegarandeerd faalkosten voorkomen. Als je hierop klikt om je in de verdieping. (zie onderstaande afbeelding)
8. Externe heeft de mogelijkheid om een checklist te exporteren naar een projectdossier in PDF formaat.
9. Bij eventuele vragen kunnen ook jouw externe partners ons bereiken via chat service.
Naast de checkbox, zie je de naam van een checklist item staan. Als je op deze naam klikt, kom je in de verdieping van deze checklist item. De externe kan dan het volgende doen:
Items uit of aanvinken
Opmerkingen plaatsen.
Het monitoren van logs. Er wordt per checklist item een mini dossier opgebouwd. Dit is van belang voor de Wet Kwaliteitsborging die eraan komt.
Wat ziet een externe in de mobiele app?
Hij ziet alleen het project, als hij hierop klikt komt hij direct in de chat. Hij ziet geen projectinformatie. Voor hem voelt Woub hetzelfde als WhatsApp. Lekker simpel!
Als je rechtsboven op info klikt, open je de chat informatie. Hier staat ook jullie checklist (Zie onderstaande afbeelding)
