Hoe koppel ik Exact Bouw aan Woub?
Met de koppeling tussen Exact Bouw en Woub bespaar je veel dubbele handelingen. Projecten, contacten en offertes worden automatisch gesynchroniseerd. Hieronder lees je hoe je de koppeling instelt en waar je rekening mee moet houden.
Om met Exact Online Bouw te koppelen, volg je de volgende stappen (alleen via het web)
Ga rechts bovenin je scherm naar je navigatiemenu en klik op ‘Integraties en apps’.
Klik op ‘Bouw7’ en klik op de groene button ‘Installeren’ en vink aan dat je akkoord gaat met de extra kosten á € 25,- per maand.
Er verschijnt een nieuwe pop-up waarin je de app-sleutel in moet vullen. Deze sleutel kan je vinden door op de volgende link te klikken; https://start.bouw7.nl/my-account/api-access. Klik achter de API sleutel op het kopieerteken en plak deze code in je Woub omgeving en klik op 'Koppeling maken'.
Je komt vervolgens in een nieuw scherm terecht waar gevraagd wordt om de standaard instellingen. Hier kan je kiezen welke filialen je wilt selecteren, vanaf welke fase in Exact er een project aangemaakt moet worden in Woub, in welke lijst dit project toegevoegd moet worden, of er een template gebruikt moet worden, een algemene groepschat aangemaakt moet worden én welke gebruikers er standaard aan het project gekoppeld moeten worden.
Wist je dat de koppeling ook andersom werkt? Je kunt ook kiezen om een project in Exact naar een bepaalde fase te verplaatsen, zodra het project in Woub een bepaalde fase bereikt heeft.
Als laatste kan je aanvinken of er automatisch een debiteur aangemaakt moet worden, mocht deze nog niet in Bouw7 bestaan.
Wat doet de koppeling?
Projecten automatisch aanmaken:
Dit gebeurt in Woub zodra een project in Exact Bouw een ingestelde status bereikt.Contactgegevens synchroniseren:
Nieuwe klanten of opdrachtgevers in Exact Bouw worden automatisch toegevoegd aan je Woub-adresboek.Offertes automatisch verwerken:
Geaccepteerde offertes in Exact Bouw worden als checklists toegevoegd in Woub, waarbij ieder hoofdstuk in de offerte zijn eigen checklist krijgt.Openen vanuit Woub direct het project in Exact met één klik.
Projectnummer synchronisatie:
Als je het projectnummer in Woub leeg laat, wordt het nummer vanuit Exact automatisch overgenomen.
Belangrijke aandachtspunten
Filiaalkeuze
Standaard staat de koppeling op “Alle filialen”.
Je kunt maar één filiaal selecteren.
Eénrichtingsverkeer voor data
Gegevens (zoals een start - en einddatum) worden alleen vanuit Exact naar Woub gestuurd.
Exact Bouw is hierin altijd leidend.
Checklists per hoofdstuk
Bij het aanmaken van een project in Woub krijgt elk hoofdstuk uit de offerte in Exact zijn eigen checklist.
Regels in de offerte worden per hoofdstuk als checklist-items toegevoegd (aantal + omschrijving, zonder prijzen).
Projectnummerregels
Laat je het projectnummer in Woub leeg? Dan vult Woub dit automatisch in met het projectnummer uit Exact Bouw.
Bestaat het projectnummer al in Woub? Dan wordt er geen nieuw project aangemaakt.
Zo werkt de koppeling stap-voor-stap
1. Contacten synchroniseren
Wanneer er in Exact Bouw een nieuw contact wordt aangemaakt met het type Opdrachtgever of Klant, controleert Woub of dit contact al bestaat.
Zo niet, dan wordt het contact toegevoegd aan het Woub-adresboek inclusief:
Naam
Telefoonnummer
E-mailadres
Adres (straat, huisnummer, postcode, plaats, land)
2. Instelling vanuit Exact naar Woub
Je kiest in de instellingen welke projectstatus in Exact de trigger is.
Zodra een project in Exact deze status bereikt:
Controleert Woub of het projectnummer al bestaat.
Zo niet, wordt een nieuw project in Woub aangemaakt, inclusief alle projectgegevens:
Naam
Nummer
Omschrijving
Locatiegegevens
Contactgegevens opdrachtgever
Start- en einddatum (Exact Bouw leidend)
Link naar het project in Exact Bouw
3. Instelling vanuit Woub naar Exact
Je kunt instellen dat wanneer een project in Woub een bepaalde fase bereikt, er automatisch een nieuw project in Exact wordt aangemaakt.
Dit geldt ook voor contactpersonen: bestaan ze nog niet in Exact, dan maakt Woub ze automatisch aan.
Welke gegevens worden gesynchroniseerd?
Van Exact Bouw → Woub:
Projectnaam en -nummer
Omschrijving en planningsinfo
Locatiegegevens
Contactgegevens (opdrachtgever en contactpersonen)
Start- en einddatum
Offerte PDF
Offerteregels per hoofdstuk als checklists
Van Woub → Exact Bouw (optioneel, afhankelijk van instellingen):
Projectnummer (alleen als veld in Woub leeg is)
Nieuwe contacten en projecten als ze nog niet in Exact bestaan
💡De koppeling synchroniseert elke 5 minuten.
Praktische tips
Begin met het koppelen van één filiaal om overzicht te bewaren.
Controleer vooraf of je projectnummers in Woub uniek zijn, om dubbele aanmaak te voorkomen.
Gebruik duidelijke hoofdstukindelingen in offertes in Exact – deze worden één-op-één als checklists in Woub aangemaakt.
Zet de terugkoppeling van Woub naar Exact alleen aan als je processen daar geschikt voor zijn.
Let op! Deze integratie is alleen mogelijk met de module Bouw.