Bij het uitnodigen van een nieuwe collega is het mogelijk om een rol toe te wijzen. Woub heeft twee type rollen:
​
​Beheerder
​Deze gebruiker heeft volledige toegang tot alle projecten in zowel het overzicht als het archief. Een beheerder heeft de bevoegdheid om nieuwe projecten aan te maken en te beheren.
​
​Gebruiker
​Gebruikers hebben een beperkte weergave en zien alleen toegewezen projecten. Deze gebruiker ziet binnen een project alleen de chats waarin hij is toegevoegd.