Naar de hoofdinhoud
Agenda koppeling 📅

Synchroniseer jouw agenda met Woub, zodat je alles op één plek hebt.

Naomi Andringa avatar
Geschreven door Naomi Andringa
Vandaag bijgewerkt

Woub geeft jou de mogelijkheid om jouw Google of Outlook agenda te koppelen met Woub. Op deze manier schakel je niet langer tussen Woub en je externe agenda, maar heb je alles op één plek om afspraken te maken. Dit zorgt voor nog meer rust in je werk.

Hoe activeer ik de koppeling?

  1. Ga naar je Woub-omgeving en klik op 'Hallo, ...'

  2. Klik op 'Integraties en apps'.

  3. Kies hier of jij je Google Calendar of Outlook Calendar wilt koppelen.

  4. Voeg een nieuw account toe.

  5. Geef via Outlook of Gmail toestemming op Woub toegang te geven tot je gegevens. Denk hierbij aan het lezen van je profiel en volledige toegang tot je agenda.

✅ Yes! Je agenda synchronisatie staat aan in Woub. Door de volledige toegang tot je agenda kan je met Woub afspraken in je agenda lezen, bijwerken, maken en verwijderen.

Uitleg video agenda koppeling

In onderstaande video vind je een simpele uitleg van hoe deze koppeling in zijn werking gaat. Daarna volgt een tekstuele stappenplan.

Je bepaalt zelf welke taak in de externe agenda komt te staan. De naam van de taak wordt de titel van de agenda afspraak. Projectnaam, projectnummer en een link van het Woub-project komt in de omschrijving te staan. Wanneer je een Woub-taak bewerkt in jouw agenda, dan zal deze taak ook in Woub bewerkt worden. Hoe handig is dat!

Zo koppel jij je agenda aan je telefoon

Via het web heb jij ervoor gezorgd dat je agenda synchronisatie aanstaat in Woub. Wil je dit ook zien in de agenda op je telefoon, maar heb je dit nog niet geïnstalleerd? We leggen je graag uit hoe je dat doet met onderstaande stappen:

  1. Ga allereerst naar de instellingen van je telefoon.

  2. Typ 'Mail' in bij de zoekbalk.

  3. Klik op 'Accounts' > 'Nieuwe account'. Kies hier voor 'iCloud', 'Microsoft Exchange', 'Google', 'Yahoo!', 'Aol', 'Outlook.com' of 'andere' en log in.

  4. Zodra je je hebt ingelogd is je e-mail gekoppeld aan de app 'Mail'.

  5. Je ziet nu ook je account er tussen staan. Klik op je account en

Heel veel succes met het synchroniseren van jouw agenda in Woub! 💪

Extra agenda tips (Les 7 - Woub Academy):

Jouw agenda is heilig en een belangrijk onderdeel binnen onze 'slim samenwerken' methodiek. Je agenda kritisch indelen, voorafgaand aan je werkweek, gaat het verschil maken tussen achter de feiten aan lopen en alles onder controle hebben. Je agenda bijhouden is wel uitdagend. Dit zijn veelvoorkomende fouten die er worden gemaakt:

  • Te veel werk willen verzetten in te weinig tijd.

  • Jezelf té vol plannen met te weinig rustmomenten.

  • Te veel toezeggingen doen.

  • Projecten te kort op elkaar plannen.

  • Te weinig voorbereidingstijd incalculeren.

  • Te weinig marge inplannen voor fouten en uitloop in de planning.

  • Geen goed overzicht hebben van de verwachte tijdsbesteding.

Overal waar ‘te’ voorstaat is niet goed, dat zie je wel terug in het bovenstaande lijstje. Maar hoe moet het dan wel? Als je echt succesvol en productief wilt zijn, dan gaan deze tips je helpen om je agenda als een baas in te richten:

  1. Gebruik je agenda voor harde afspraken. Wat er staat, ga je doen. Alles onder de 30 minuten zet je niet in je agenda, maar op de takenlijst in Woub.

  2. Noteer reis-, voorbereidings- en verwerkingstijd. Maak hier losse blokjes voor in je agenda.

  3. Denk goed na over de prioriteit van een activiteit. Hoe bepaal je deze prioriteit? Dat begint bij je verantwoordelijkheden en hangt ervan af in welke fase een project zich bevindt.

  4. Neem 2-3 blokken per dag op waarin je het nul-emailprotocol toepast. Laat daarnaast voldoende tussenruimte over voor je to-do-lijst.

  5. Let op je energieniveau, sommige klussen kun je nu eenmaal beter doen als je meer energie hebt. Taken die niet zoveel energie vereisen, zoals bijvoorbeeld administratie, kan je inplannen op momenten dat je al wat vermoeider bent, zoals bijvoorbeeld aan het einde van je werkdag.

  6. Combineren van taken: soortgelijke klusjes kan je het beste bundelen. Als je eenmaal aan het bellen bent, zit je in een bel-flow. Je kan dan een bel-uurtje houden waarin je verschillende mensen belt.

  7. Plan downtime in: maak ruimte voor opruimen, onderhoud, trainingen en ontspanning. Ja, ook ontspanning is erg belangrijk. Work hard, play hard.

  8. Vaker ‘nee’ zeggen. Dit is de meest productieve hack die er bestaat. Oefen deze maar eens vaker. Die lege ruimtes zullen een verademing zijn in je agenda.

Kies een digitale agenda die je prettig vindt en zorg dat je er met alle apparaten die je gebruikt overal toegang toe hebt. Hieronder zie je een voorbeeld van een gestructureerde agenda:

Was dit een antwoord op uw vraag?