Met de SharePoint-integratie in Woub kun je eenvoudig al je bestanden centraal beheren en delen. Volg de onderstaande stappen om de integratie in te stellen en optimaal te gebruiken.
1. De SharePoint-integratie inschakelen
Ga naar de Marketplace in Woub.
Zoek de ‘SharePoint-integratie’ op en klik op ‘Installeren’.
Ga akkoord met de abonnementskosten en klik op ‘Activeren’.
Log in met je SharePoint-account via de beveiligde OAuth-stroom.
Selecteer de SharePoint site waar alle projectmappen zullen worden aangemaakt.
Selecteer de hoofdmap van SharePoint waar alle projectmappen zullen worden aangemaakt.
Let op: Alleen lege mappen kunnen worden geselecteerd.
Eenmaal geselecteerd kan de rootfolder niet meer worden gewijzigd.
Geef aan vanaf welke ‘aanmaakdatum’ je de projecten wilt synchroniseren.
Geef aan of je gebruik wilt maken van een gearchiveerde projectenmap.
Klik op ‘Wijzigingen opslaan’.
Na het opslaan van de instellingen kun je de eenmalige upload van al je Woub-bestanden naar SharePoint te starten, door op ‘Synchroniseer alle bestanden’ te klikken.
Yes! De koppeling is geactiveerd. 🎉
Let op: de eerste volledige upload naar SharePoint kan wel tot een dag duren.
2. Bestanden synchroniseren naar SharePoint
Bij het activeren van de integratie worden al je bestaande projectbestanden uit Woub in één keer geüpload naar de geselecteerde hoofdmap in de SharePoint site.
Belangrijk: alleen bestanden van actieve projecten worden geüpload na de ingestelde aanmaakdatum.
Mochten er gedurende de upload nog bestanden in afwachting zijn, dan krijg je hiervan een melding te zien.
Zodra de volledige eerste upload is voltooid, krijg je hiervan een melding.
3. SharePoint-bestanden in Woub bekijken
Na het activeren van de integratie kun je SharePoint-bestanden bekijken in Woub:
Open een project en ga naar het tabblad ‘Projectinformatie’.
Alle bestanden en mappen van het project uit SharePoint worden in de Media en Documenten getoond.
Navigeer eenvoudig door submappen en keer terug naar bovenliggende mappen.
4. Automatische synchronisatie
Nieuwe bestanden die je in Woub toevoegt, worden automatisch geüpload naar de juiste SharePoint-map.
Bestanden in SharePoint zijn direct zichtbaar in Woub.
5. Bestanden beheren
Bestanden hernoemen of verwijderen: dit kan direct in Woub. De wijzigingen worden automatisch gesynchroniseerd met SharePoint.
6. Re-authenticatie
Als je SharePoint-verbinding wordt verbroken, dan kun je deze herstellen:
Ga naar Integraties en Apps > SharePoint.
Klik dan op ‘Heractiveren’.
Volg de stappen om opnieuw in te loggen op je SharePoint-account.
7. Gearchiveerde projecten beheren
Wanneer een project wordt gearchiveerd in Woub:
Wordt de bijbehorende projectmap verplaatst naar de map ‘Gearchiveerde projecten’ in SharePoint.
Gearchiveerde projectmappen worden automatisch georganiseerd in jaarmappen, bijvoorbeeld:
Gearchiveerde projecten/2024. De aanmaakdatum van een project zal hier leidend zijn.
Met deze stappen kun je eenvoudig SharePoint integreren met Woub en al je bestanden efficiënt beheren. Heb je toch nog vragen? Neem dan contact op met onze supportafdeling.