Woub Integratie met OneDrive
Deze handleiding helpt je bij het configureren van de OneDrive-integratie, zodat je altijd toegang hebt tot de meest recente versies van je documenten. Hierdoor wordt dubbel werk voorkomen en werk je efficiënter.
Voordelen van de integratie
Minder dubbel werk: Automatisch synchroniseren van bestanden tussen Woub en OneDrive.
Altijd up-to-date: Altijd toegang tot de nieuwste versies van documenten.
Centrale opslag: Geen noodzaak om te schakelen tussen Woub en OneDrive.
Verminderde risico's: Geen zorgen meer over niet-geüploade bestanden.
Configuratie van de integratie
Voorwaarden
Voordat je begint, moet je de voorwaarden van Woub accepteren en een connectie maken met OneDrive. Volg deze stappen:
Accepteer de voorwaarden van Woub.
Maak een connectie met OneDrive.
Instellingen in Woub
Na het accepteren van de voorwaarden en het maken van de connectie, configureer je de instellingen in Woub als volgt:
Mappen laden:
Laad alle mappen van je OneDrive-account in.
Selecteer de map die je wilt gebruiken voor je Woub Projecten (verplicht).
Projectnummer instellen:
Stel in vanaf welk projectnummer je de koppeling wilt starten.
Gearchiveerde projecten:
Kies of je elk gearchiveerd project in een map genaamd 'Gearchiveerd' wilt plaatsen in OneDrive.
Start de synchronisatie:
Het kan enkele minuten duren voordat de integratie start.
Synchronisatieopties
Er zijn twee manieren om de synchronisatie tussen Woub en OneDrive in te stellen:
Synchronisatie op basis van mapnaam:
Start de synchronisatie als de mapnaam in OneDrive gelijk is aan <projectnaam>_<Projectnummer> in Woub.
Automatische mappen aanmaken:
Maak een map aan in OneDrive wanneer je een nieuw Woub-project aanmaakt.
Maak een map aan in OneDrive wanneer je een bestaand project in een andere lijst plaatst.
Mappenstructuur in OneDrive
De integratie maakt gebruik van een specifieke mappenstructuur om overzicht te bewaren:
Hoofdmap: Woub
Submappen:
Gearchiveerde projecten
Alle projectmappen genaamd
<Projectnaam>_<Projectnummer>
Binnen elke projectmap in OneDrive bevindt zich een submap 'Vertrouwelijke Documenten', die identiek is aan de map 'Vertrouwelijke Documenten' in Woub.
Belangrijk
Onderliggende mappen: Alle onderliggende mappen van de projectmap moeten in sync blijven.
Gearchiveerde projecten: Gearchiveerde projecten moeten ook in sync blijven.
Projectnummer: Om een project te synchroniseren is een projectnummer verplicht.
Let op! (1) Als je een map verplaatst in OneDrive die gekoppeld is aan een project in Woub, kan dit de synchronisatie verstoren. Zorg ervoor dat je geen mappen handmatig verplaatst.
Let op! (2) Ongeldige tekens in bestands- en projectnamen zijn niet toegestaan. De volgende tekens zijn niet toegestaan in zowel mapnamen in OneDrive als projectnamen in Woub: '', *, :, <, >, ?, /, \ en |
Tip: controleer je bestaande map- en projectnamen en pas ze indien nodig aan om fouten te voorkomen.
Synchronisatie in actie
Wanneer je een project aanmaakt of archiveert in Woub, werkt de synchronisatie als volgt:
Nieuw project: Er wordt automatisch een map aangemaakt in OneDrive met de naam
<Projectnaam>_<Projectnummer>.Archiveren: Zodra een project in Woub wordt gearchiveerd, wordt de projectmap in OneDrive verplaatst naar de map 'Gearchiveerde projecten'.
Heb je nog geen OneDrive koppeling?
In de integraties en apps pagina kun je de OneDrive-integratie aanvragen:
Klik op OneDrive.
Je wordt doorgestuurd naar het contactformulier.
Vul het formulier in om de aanvraag in te dienen.
Na goedkeuring van je aanvraag, kun je de bovenstaande stappen volgen om de integratie te configureren.
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er als ik een map verplaats in OneDrive?
Als je een map verplaatst in OneDrive die gekoppeld is aan een project in Woub, kan dit de synchronisatie verstoren. Zorg ervoor dat je geen mappen handmatig verplaatst.
Hoe vaak wordt de synchronisatie uitgevoerd?
De synchronisatie wordt elke 30 minuten automatisch uitgevoerd.
Kan ik de synchronisatie handmatig starten?
Ja, je kunt de synchronisatie tevens eenmalig per 30 minuten handmatig starten door op de sync-knop in Woub te klikken.
Contact en ondersteuning
Heb je nog vragen of heb je hulp nodig bij de configuratie? Neem contact op met onze supportafdeling via het contactformulier in de marketplace.
Bedankt voor het gebruik van Woub en veel succes met de integratie!