Waarom de projectplanning gebruiken? (Woub Pro) 💪
Met het Woub Pro pakket kun je gebruik maken van onze handige planningsmodule. De projectplanning is voor planners en werkvoorbereiders die snel en eenvoudig willen plannen. Niet alleen op projectniveau, maar ook op materieel- en personeelsniveau. Je bekijkt overzichtelijk wanneer de taken zijn uitgevoerd, maar ook wanneer er iemand een verlofdag heeft opgenomen.
In dit artikel word je aan de hand van tekst en afbeeldingen wegwijs gemaakt met deze planningsmodule.
Inhoudsopgave
Het inrichten van het planningsoverzicht
Hoe stel ik de projectplanning in?
Het aanmaken van planitems
In één keer meerdere planitems verplaatsen
Planitem aan een andere collega toewijzen
Plan je onderaannemers en materieel in
Positioneer groepen in de planning
Vrije dagen overzichtelijk in beeld
Planitems voorzien van een kleur 🟪 🟧 🟩
Projectplanning exporteren
Overall planning exporteren
Het inrichten van het planningsoverzicht
Om de planning daadwerkelijk te vullen is het allereerst belangrijk om je teamleden aan de algemene planning toe te voegen.
Je teamleden stel je in Dit doe je via de algemene planning en klikt rechtsboven op de drie puntjes.
Klik op 'Groep toevoegen' en maak een groep en koppel de teamleden.
Je kunt, indien van toepassing, ook een groep van onderaannemers en een groep voor jullie materieel instellen.
Hoe stel ik de projectplanning in?
Ga naar een project waarvoor je de planning wilt invullen.
Kies vervolgens bovenin voor 'planning'. Let op dat je in het project op 'planning' klikt en niet op de planning bovenin, want dit betreft de algemene planning.
Aan de linkerkant van de planning zie je de naam van checklist staan met daaronder de checklist items. De volgorde is hetzelfde als de originele checklist.
Tip: linksboven zie je de knop 'Vandaag'. Wanneer je hierop klikt ga je automatisch naar de huidige dag.
Tip: door middel van de knop '+Checklist' kun je eventueel een extra checklist toevoegen aan de planning
Tip: gebruik de zoekbalk om planitems op te zoeken.
De weergave van jullie planoverzicht kun je constant wijzigen, zodat jullie te allen tijden het juiste overzicht van de planning kunnen vergaren. Rechtsboven heb je de mogelijkheid om te filteren op dag-, week-, maand- of kwartaalniveau. Dit staat standaard op maandniveau ingesteld.
Ook is het jullie ontzettend makkelijk gemaakt om door middel van een zoekbalk naar een planitem te zoeken. Het betreffende planitem licht dan mooi op waardoor er geen tijd besteed hoeft te worden aan onnodig zoekwerk. Via de button 'Filter' kun je de planning filteren op bijvoorbeeld alle taken en checklists.
Via de drie puntjes rechtsboven kun je de werkdagen en uren instellen. Hier kan je aangeven op welke dagen er gewerkt wordt en hoe laat de werkdag begint en eindigt. Zo plan je nog makkelijker de taken in!
Het aanmaken van planitems
Je kunt op verschillende manieren planitems aanmaken:
Op de groene knop + Item
Direct in het planningsveld achter een teamlid. Dit doe je door te (dubbel)klikken.
Als in het project zelf zit en deze voorziet van een start- en einddatum. Dan wordt er meteen een planitem aangemaakt met alle aan het project hangende teamleden.
Vervolgens kan je de taken in gaan plannen. Je hebt de mogelijkheid om de taak aan een collega toe te wijzen, aan een agenda te koppelen, een een checklist te koppelen én een kleur te geven.
In één keer meerdere planitems verplaatsen
Wil je in één keer meerdere items verplaatsen of een andere kleur geven? Sleep dan met je muis over de planitems en selecteer de items. Zodra je op de selectie klikt en je muis ingedrukt houdt, kun je de selectie verslepen. Als je met je rechter muisknop op het geselecteerde veld klikt, kan je de hele selectie dupliceren, verwijderen of een andere kleur geven.
Dit is de meeste makkelijke manier om planitems te kunnen verplaatsen. Zodra je een planitem verplaatst worden de gegevens automatisch aangepast naar de gegevens van de plek waar je het planitem plaatst.
Wist je dat... je in de projectplanning door middel van CTRL + A ook in één keer alle planitems kunt selecteren? Via Apple is dit Command + A.
Ook kan je de planitems verschuiven van positie zodra je de regel iets langer ingedrukt houdt.
Planitem aan een andere collega toewijzen
Wil je een planitem aan een andere collega toewijzen of een extra collega toevoegen? Klik dan voor het planitem op het bolletje ervoor met de initialen/profielfoto. Zo kan je het item toewijzen aan een andere/extra collega.
Plan je onderaannemers en materieel in
Het is ook mogelijk om materieel en onderaannemers direct mee te plannen in de projectplanning. Zodra de planning van een project is opgesteld, dan kan je eenvoudig in de totale planning zien of er bijvoorbeeld een extra schilder of steiger nodig is in de betreffende periode.
Zo doe je dat:
Maak een taak aan.
Open de taak.
Wijs een teamlid toe en eventueel een 'resource'.
Voeg een datum toe.
Zodra je de taak heb opgeslagen ga je naar de 'Overall planning'.
Voilà! De resource staat netjes ingepland in de planning.
Positioneer groepen in de planning
Zodra je een groep in de planning bewerkt, of nieuw toevoegt, heb je de mogelijkheid om de positie van de groep te bepalen in de planning.
Bestaande groep:
De positie van een bestaande groep in de planning bepalen doe je als volgt:
Klik op het potloodje.
Bepaal de positie van de groep.
Nieuwe groep:
De positie van een nieuwe groep in de planning bepalen doe je als volgt:
Klik rechts bovenin op de drie puntjes in de planning.
Geef de groep een naam en voeg regels (namen) toe.
Bepaal de positie van de groep die je nieuw hebt aangemaakt.
Vrije dagen overzichtelijk in beeld!
In de planning aangeven dat een collega vrij is? Dat kan uiteraard ook.
(Dubbel)klik in de planning te (dubbel)klikken om een taak aan te maken.
Wijs een collega toe aan de taak en vermeld dat het om een verlofdag gaat.
Geef het een specifieke kleur, zodat jullie in één oogopslag weten dat het om een vrije dag gaat.
Planitems voorzien van een kleur 🟪 🟧 🟩
Om jullie nog iets meer overzicht te geven in jullie planning hebben jullie de mogelijkheid om planitems te voorzien van een kleur. Een voorbeeld van een mogelijke structuur kan zijn:
Groen = project afgerond
Geel = in uitvoering
Paars = ingepland
Blauw = concept ingepland
Zwart = vrije dag / feestdagen / vakantie
Let op! De planningsmodule kun je alleen gebruiken op de desktop-versie.
Projectplanning exporteren
Weten hoe je een export van jouw planning maakt? Lees hier het artikel Projectplanning exporteren 📅.
Planning op mobiel 📱
Met de Woub planning op mobiel heb je altijd zicht op de planning. Lees hier hoe je de planning op mobiel kunt inzetten.
Heel veel succes met het werken met de planningsmodule! 💪