Hoe gebruik ik de takenlijst?

Laat Woub het denkwerk doen en ervaar minder stress en meer rust.

Naomi Andringa avatar
Geschreven door Naomi Andringa
Meer dan een week geleden bijgewerkt

Ken je het gevoel dat je aan het einde van je werkdag met meer stress rondloopt dan waarmee je 's ochtends begon? Dat er nog allerlei taken door je hoofd spoken, die je echt niet mag vergeten als je naar huis rijdt? Of dat je overdag bezig bent met werk, maar dat je steeds wordt afgeleid door taken die je te binnen schieten?

Elke kleine of grotere taak waar je hersenen je aan blijven herinneren zorgt voor stress. Als je bij jezelf denkt 'ik moet niet vergeten...' dan is het al te laat. In de hectiek van de dag heb je behoefte aan een systeem dat zorgt voor meer grip en overzicht. Meer structuur in je werk, zorgt voor meer rust in ons hoofd.

Bewaar nooit meer iets in je hoofd.

Meer rust in je hoofd creëren kan heel simpel zijn:

  1. Noteer iedere gedachte, oftewel taak, zo snel mogelijk in Woub. Woub wordt je tweede brein. Laat Woub het denkwerk doen en jij gaat eindelijk minder stress en meer rust ervaren.

  2. Voeg een specifieke datum en tijd toe aan deze taak. Woub zorgt ervoor dat jij op het juiste moment wordt herinnert aan openstaande taken.

  3. Zorg ervoor dat je Woub gedurende de dag regelmatig raadpleegt en onderhoudt. Zo ga je echt nooit meer iets vergeten.

  4. Als je de taak binnen twee minuten kan uitvoeren, dan doe je dat gelijk. Op deze manier hoef je de taak niet te noteren. Zo, dat ruimt op!

Laat je een van deze regels los, dan verlies je het gevoel van controle en herinneren je hersenen je weer als vanouds aan alle openstaande taken. Met alle stressgevoelens van dien. Begrijp je nu waarom je al die tijd hebt rondgelopen met een druk gevoel?

Laten we samen 1 ding afspreken. Bewaar vanaf nu nooit meer iets in je hoofd. Echt nooit! Zet vanaf vandaag iedere taak in Woub en laat Woub het denkwerk doen. 💡

Hoe werkt de takenlijst op desktop versie? 🖥

  1. Via het plusje linksboven in je scherm kan je met 1 klik een taak toevoegen. Deze taak wordt altijd direct op vandaag gezet en aan jou persoonlijk gekoppeld. Deze taak is niet project gebonden. Als je iedere gedachte direct in Woub noteert, ga je op deze manier niks meer vergeten.

  2. Als je op 'Taken' klikt kom je in de verdieping van de takenlijst. Hierin heb je overzicht op al je taken. Rechtsboven zie je een blauw bolletje met het aantal openstaande taken. Dit is een optelsom van alle taken die vandaag en in het verleden aan jou zijn toegewezen.

3. Klik linksboven op '+ Taak' om een nieuwe taak te maken. Bij het aanmaken van een nieuwe taak heb je de volgende mogelijkheden:

Naam taak: omschrijving van wat je moet doen. [Verplicht]

Tijd: deadline instellen (incl. eventuele tijd). [Verplicht]

Toewijzen: de taak kan aan jezelf of collega's worden toegewezen. [Verplicht]

Project: de taak kan toegewezen worden aan een project. Let op! Zodra je een project koppelt, dan is het selecteren van een checklist verplicht.

Checklist: selecteer een checklist als je de taak aan een project koppelt.

Formulieren: maak gebruik van de ruim 50 door de overheid beschikbaar gestelde formulieren in Woub! Het gaat hier om ISSO gecertificeerde checklists die de naleving van de Wet kwaliteitsborging ondersteunen. Daarnaast maak je eenvoudig formulieren voor werkopnames of opleveringen wat zorgt voor gestructureerde werkopnames en gestroomlijnde opleveringen. Lees hier meer.

Opmerking: altijd handig om extra informatie aan de taak toe te voegen.

4. Je kan hier taken overzichtelijk filteren op bijvoorbeeld vandaag, deze week of te laat.

5. Rechtsboven zie je het aantal taken dat is weergeven. Deze staat links van de filter knop.

6. Als je rechtsboven op 'Filter' klikt, dan krijg je drie tabjes waar je uit kan kiezen:
Teamleden: hier kan je de to-do lijst van een collega inzien.
Opgeslagen: hier komen je eigen opgeslagen filters in een lijst.

Filters checklists: hier kan je filters aanmaken en/of wijzigen op basis van de checklists.

7. Wellicht overbodig, maar hier kan je de taken 1 voor 1 afvinken 😉

Bewerk, dupliceer of verwijder taken in bulk 💪

Je hebt ook de mogelijkheid om taken in één keer te koppelen aan een collega.

Klik allereerst met je rechtermuis knop op het vinkje van de taak om onderstaande opties in beeld te krijgen:

  1. Selecteer: zodra je voor deze optie kiest kun je meerdere taken selecteren. Je ziet een rondje verschijnen en zodra je hierop klikt, dan wordt het rondje groen.

    • Onderaan de pagina zie je een drietal iconen waarbij je de mogelijkheid hebt om deze items in één keer te verwijderen, te dupliceren of te koppelen aan jou of een collega.

    • Koppel de gewenste collega en tadaaa! Hij of zij is gekoppeld.

  2. Bewerken: hier heb je de mogelijkheid om de taak te bewerken.

  3. Verwijderen: hier heb je de mogelijkheid om de taak te verwijderen.

Kolommen kiezen

Via het tandwiel rechtsboven in kun je kiezen welke kolommen zichtbaar zijn.
Let op! Deze kolommen worden ook opgeslagen zodra je een eigen filter aanmaakt. Hoe je dat doet lees je hier.


Hoe kan ik een taak binnen een project checklist toevoegen aan mijn persoonlijke takenlijst?

Dat is heel eenvoudig. Als je een taak binnen een checklist voorziet van een datum én koppelt aan jezelf, dan worden deze taken automatisch toegevoegd aan jouw persoonlijke takenlijst. Zo kan je dus heel eenvoudig taken van te voren inplannen vanuit een standaard werkvoorbereiding checklist. Dit is zowel op de desktop als mobiele app beschikbaar.

Hoe werkt de takenlijst op mobiele versie? 📲

Vergeet de mobiele app niet eerst te updaten om de takenlijst te kunnen zien.

  1. Om meer grip op je werkdag te krijgen, hebben wij een 4e tabje toegevoegd op in de mobiele app navigatie. Dit is zowel voor alle gebruikers als beheerders. Hierin wordt het aantal openstaande taken weergeven. Rechtsboven zie je een blauw bolletje. Dit is een optelsom van alle taken die vandaag en in het verleden aan jou zijn toegewezen.

  2. Op deze manier kan je heel snel een taak toevoegen. Deze taak wordt direct aan jou gekoppeld.

  3. Je kan hier taken filteren op bijvoorbeeld vandaag, deze week of te laat.

  4. Dit is de tweede manier om een taak aan te maken. Via deze manier kan je een taak ook toewijzen aan een collega of koppelen aan een project.

  5. Als je klikt op de taak zelf, kom je in de verdieping om de taak te wijzigen of te verwijderen.

Welke beperkingen hebben vakmensen met de rol 'gebruiker'?

Vakmensen hebben ook de mogelijkheid om taken aan te maken. Dit is natuurlijk erg handig als ze bijvoorbeeld willen noteren welke materialen ze de volgende dag niet moeten vergeten mee te nemen. Echter hebben vakmensen met de rol 'gebruiker' ook een aantal beperkingen:

  1. Een gebruiker kan geen taak verwijderen die door een beheerder is aangemaakt. Alleen eigen aangemaakte taken kunnen worden verwijderd.

  2. Een gebruiker kan geen taken toewijzen aan andere collega's. Het delegeren van een taak is alleen op beheerders niveau. Een gebruiker kan via de chat een taak communiceren naar een beheerder. Deze beheerder kan dan voor zichzelf bepalen of hij hier wel of niet een taak voor aanmaakt.

Het geheim van slim samenwerken 💡

Als je minder stress en gedoe wilt ervaren in je werk, maak dan kennis met de nieuwe ‘slimmer samenwerken’ methode van Woub. Deze methodiek gaat je helpen om meer rust en overzicht te creëren in de hectiek van de dag. Deze zeer waardevolle inzichten delen we uiteraard graag met je. We hebben deze verwerkt in een nieuw handboek: ‘Het geheim van slim samenwerken’.


Was dit een antwoord op uw vraag?