Sinds jij met Woub bent gaan werken, ben je definitief afscheid aan het nemen van je handmatige nacalculaties. Alle essentiële gegevens zijn nu overzichtelijk verzameld in je financieel overzicht. Het stelt je ook wel in staat om op een nauwkeurige wijze te beoordelen of je initiële calculaties in lijn zijn met de werkelijkheid, gebaseerd op de geregistreerde uren, materialen en inkoopfacturen. Dit biedt niet alleen inzicht in de aanneemsom, maar het brengt ook eventuele faalkosten aan het licht. Stel je voor, je hebt 100 uur begroot maar het project heeft uiteindelijk 108 uur geduurd, dan kun je evalueren en reflecteren wat goed gaat en waar verbetering nodig is.
Hoe gaat dit nu precies in zijn werk?
Allereerst klik je op een project en dan op 'Management'.
Om het financieel overzicht aan/in te vullen, dan klik je op de groene knop 'Bewerken'.
Omzet
Aangenomen werk: dit is ook wel de prijs van de geaccepteerde offerte(s).
Meer- en minderwerk: het meer- en minderwerk bedrag kan je hier ook invullen. Let op! Het is wellicht vanzelfsprekend, maar bij minderwerk zet je er een '-' teken voor.
Totale omzet: dit zijn alle omzetposten bij elkaar opgeteld.
Kosten
Inkoop en onderaanneming: hier vul je de inkoopfacturen van het project in. Denk hierbij aan een inkoopfactuur van de groothandel, of de inkoopfactuur van een schilder die werkzaamheden voor jou heeft uitgevoerd (externe partij).
Gerealiseerd: hier worden alle geregistreerde uren en materialen in Woub overzichtelijk weergegeven en bij elkaar opgeteld.
Resultaat: waarschijnlijk vanzelfsprekend, maar dit is ook wel de 'Omzet - Totale kosten'. In bovenstaande afbeelding zie je dat het resultaat positief groen is met een smiley erbij. 😃 Mocht het resultaat negatief zijn, dan zal dit worden weergegeven met negatief rood en is de smiley niet heel blij. Dit is ook wel een moment om het project te evalueren om een volgend project positief groen te laten zijn.
Registraties
Uren
Hier zie je in één oogopslag hoeveel uren er al zijn gerealiseerd op een project en hoeveel resterende uren er nog zijn.
Om de regel 'Totaal begroot' in te vullen, klik je op het streepje. Hier vul je de uren in die je hebt begroot.
Tip: zorg ervoor dat jouw medewerkers elke dag hun uren inleveren, zodat jij altijd inzicht hebt of het project volgende de beoogde prognose loopt.
Materiaal
Hier zie je ook wel de geregistreerde materialen van je medewerkers. Zorg ervoor dat ze dit juist registreren om je voorraadbeheer goed te laten lopen.
Notities
Logboek
In het logboek worden ook wel alle registratie bijgehouden.
Verborgen functie! Wist je al dat, zodra je op 'Registraties' klikt, je naar de registratiepagina wordt toegeleid? Hier zie je de logs van de registraties, heb je de mogelijkheid om een export te maken en kun je een registratie toevoegen. Hoe dit precies verder in zijn werk gaat lees je hier.
Aantekeningen
De aantekeningen zijn er om jezelf bijvoorbeeld te herinneren of er een deelfactuur is verstuurd of niet. Met een koppeling is dit uiteraard al zichtbaar met de regels 'Te factureren' en 'Reeds gefactureerd'. Zie hier het overzicht van de koppelingen met Woub.
Management opties
Je hebt ook de mogelijkheid om de 'Uren weekstaat', de 'Uren en materialen', de 'Inkoop en onderaanneming' en het Financieel overzicht te exporteren.
Klik rechtsboven op de drie puntjes.
Uren weekstaat PDF: hier heb je de mogelijkheid om de uren weekstaat te exporteren als PDF en kan je bijvoorbeeld meesturen met een deelfactuur.
Je hebt hier de keuze om 'Teamleden' en 'Urensoort' mee te nemen met de export.
Je kunt een weeknummer selecteren.
Uren en materialen PDF:
Je hebt hier de keuze om 'Uren', 'Materialen' en 'Notities' mee te nemen met de export.
Je kunt ervoor kiezen om de export met of zonder prijzen te exporteren.
Je kunt een specifieke periode toevoegen.
Inkoop en onderaanneming PDF:
Je hebt hier de keuze om 'Alles', Alleen de afgevinkte regels' of 'Alleen de niet afgevinkte regels' mee te nemen met de export.
Je kunt ervoor kiezen om de export met of zonder prijzen te exporteren.
Let op! Afgevinkte regels stel je op de volgende manier in:
Klik op de groene knop 'Bewerken'.
Ga voor een regel van het onderwerp 'Inkoop en onderaanneming' staan en vink het vakje aan.
Financieel overzicht exporteren: je kunt het overzicht wat je ziet ook exporteren als PDF.
Heel veel succes met het financieel overzicht! 💰