Hoe koppel ik Exact Online aan Woub?

Ga rechts bovenin je scherm naar je navigatiemenu en klik op 'Integraties en apps'.

Klik op ‘Exact Online’ en klik op de groene button ‘Installeren’ en vink aan dat je akkoord gaat met de extra kosten á € 25,- per maand. (Jaarlijks gefactureerd)

Selecteer vervolgens het juiste land.

Er verschijnt een nieuw scherm van Exact in beeld. Log hier in met je Exact account. Als je al bent ingelogd, dan kom je meteen bij de volgende stap uit.

Exact vraagt om toestemming voor de koppeling. Je kunt hier zien welke gegevens er allemaal gekoppeld worden aan Woub. Vink aan dat je akkoord gaat met de algemene voorwaarden van Exact Online en dat je begrijpt dat het gebruik van de app volledig onder de gebruiksvoorwaarden van de app-ontwikkelaar valt.

Yes! De koppeling is nu actief. 🎉

Rechtsboven zie je de ‘Nu importeren’ button. De koppeling wordt automatisch iedere 30 minuten gesynchroniseerd. Wil je op een ander moment bepaalde data ophalen, dan kun je de ‘Nu importeren’ button gebruiken. Deze button kun je 1x per 30 minuten gebruiken.

Selecteer in welke lijst een nieuw project moet worden toegevoegd. De koppeling voegt iedere 30 minuten automatisch nieuwe projecten toe zodra de offerte is geaccepteerd. Kies dan bijvoorbeeld voor 'Werkvoorbereiding', 'Inbox', 'Geaccepteerde offertes' of een andere lijst.

Zodra jij je ‘Project template’ aan hebt staan bij de bedrijfsinstellingen, dan zie je deze optie in beeld verschijnen. Selecteer welke template je automatisch wilt gebruiken bij het aanmaken van nieuwe projecten vanuit de koppeling.

Maak je nog geen gebruik van project templates? Lees dan hier de handleiding. Tal aan Woub klanten maakt gebruik van een project template. In de project templates staat eigenlijk wat je in 95% van de projecten nodig hebt. Denk aan checklists en projectgegevens. Het is dus een kwestie van één keer goed inrichten en dan heb je er bij elk nieuw project die de door de koppeling automatisch wordt aangemaakt direct profijt van.

Wil je dat er automatisch een debiteur en offerte aangemaakt wordt in Exact zodra je een nieuwe klant toevoegt in Woub? Kies hier vanaf welke fase deze regel ingaat.
​
​Let op! Alleen projecten die na de koppeling met Exact in de gekozen fase worden gezet, worden overgenomen in Exact. Bij projecten die voor de activering van de koppeling al in die fase stonden gebeurt dit niet.
​

Hier kun je ervoor kiezen dat, zodra er een nieuw project wordt aangemaakt in Woub, er automatisch een kostenplaats aangemaakt moet worden in Exact. (Het is raadzaam om de automatische projectnummering van Woub aan te zetten.)

Hier vul je in vanaf welk projectnummer er geüpdatet moet worden. Indien alle projecten geüpdatet moeten worden, vul dan de waarde '1' in. (Let op! dit veld is verplicht)

Hier kun je ervoor kiezen om artikelen uit Exact op te halen. Zodra je dit hebt aangevinkt kun je kiezen voor het volgende:

a. Urensoorten

b. Materiaalsoorten

Het automatisch aanmaken van een project in Woub. (Zodra er een template is ingesteld bij de configuratie, dan wordt deze automatisch gebruikt.)

Het referentienummer in Exact wordt het projectnummer in Woub en vice versa.

De gegevens van de contactpersoon: ‘Naam opdrachtgever’, ‘Adres’, ‘Telefoonnummer’ en ‘E-mailadres’ worden toegevoegd aan Woub. De omschrijving van de offerte zal als projectnaam gebruikt worden. Wanneer deze leeg is zal het ‘Adres’ en de ‘Plaats’ gebruikt worden als projectnaam.

De offerte regels uit Exact komen in een nieuwe checklist terecht genaamd 'Werkbon'.

De geaccepteerde offerte wordt als document toegevoegd aan de vertrouwelijke map.

Het totale bedrag, excl. BTW van de offerte, komt in het financiële overzicht terecht bij ‘Aangenomen werk’ met [Offerte + offertenummer] in de omschrijving.

Configurabel: Bij elk nieuw Woub project wordt er automatisch een kostenplaats in Exact aangemaakt.

Alle inkoop- en verkoopfacturen die in Exact in de boekhouding worden gekoppeld aan een kostenplaats welke matcht met het projectnummer in Woub, zullen automatisch geüpdatet worden in het financieel overzicht van Woub.

Als je de aanneemsom invult, of deze is automatisch ingevuld door de gewonnen offerte, dan zie je direct welk gedeelte van de aanneemsom nog niet is gefactureerd. (Zie afbeelding hieronder)

Alle inkoopfacturen worden per crediteur gegroepeerd. Feature alert! Deze feature zit nog niet in de koppeling en komt later: je kan op de debiteur klikken om de specificaties van de inkoopfacturen in te zien. Het is ook mogelijk om direct de inkoopfactuur in Exact te openen door op het PDF icoon te klikken.

Je kunt vanuit Woub een conceptfactuur aanmaken in Exact Online. Let op! Het projectnummer en de contactgegevens moeten in Woub ingevuld zijn. Dit zijn verplichte velden om een conceptfactuur aan te kunnen maken in Exact.

In het hoofdstuk ‘Management’ zit rechtsboven een knop ‘Factuur maken’. (Zie onderstaande screenshot.)

Je hebt de volgende mogelijkheden om een factuur aan te maken:

In Woub kun je zien hoeveel je in totaal hebt gefactureerd in een project. Nog te factureren = ’Totale aanneemsom’ minus ’Totaal gefactureerd’. Er is uiteraard nog een mogelijkheid:
* Je kunt direct vanuit Woub de factuur in Exact Online openen door op de naam te klikken. Feature alert! Dit wordt nog toegevoegd aan Woub. (Zie afbeelding hieronder: we doelen hier op het conceptfactuur)