Waarom Exact integreren met Woub?
Bespaar tijd en voorkom dubbele handelingen.
Voeg automatisch alle nieuwe Exact-Projecten toe aan Woub.
Projectnaam, nummer en alle contactgegevens worden automatisch aan Woub-projecten toegevoegd.
Alle inkoop- en verkoopfacturen in Exact worden automatisch geüpdatet in het financieel overzicht van Woub (alleen voor Woub compleet en pro gebruikers).
De gerealiseerde uren -en materialen staan al in Woub, zo heb je real time inzicht in het projectresultaat.
Hoe stel ik de koppeling met Exact in?
Door middel van de koppeling met Exact Online - Projectmodule worden de projecten die je aanmaakt in Exact automatisch getoond in Woub. Ook de in- en verkoopfacturen die bij het project horen, verschijnen automatisch in Woub. Hierdoor hoef je niet alles twee keer in te vullen en ervaar je meer rust in je werk.
De koppeling met Exact werkt één kant op. De gegevens in Exact zijn leidend en kan je aanpassen. Woub importeert deze gegevens en kunnen niet aangepast worden in Woub.
Om met Exact te koppelen volg je de volgende stappen (alleen op web);
Ga rechts bovenin je scherm naar je navigatiemenu en klik op ‘Integraties en apps’
Klik op ‘Exact Online Projects’ en klik op de groene button ‘Installeren’
Er verschijnt een nieuw scherm van Exact. Log hier in met je Exact account. Ben je al ingelogd? Ga dan naar de volgende stap.
Exact vraagt om toestemming voor de koppeling. Je kunt hier zien welke gegevens er allemaal gekoppeld worden aan Woub. Verder wordt er gevraagd of je alleen de huidige administratie toegang wil verlenen of ook toekomstige administraties. Vink onderaan de twee vinkjes aan en klik op akkoord.
Je komt vervolgens weer in Woub terecht waar gevraagd wordt om de standaard instellingen. Je kan kiezen waar de opdracht terecht komt, bijvoorbeeld in je ‘inbox’ of al in een later stadium.
Kies of er automatisch een projectchat aangemaakt moet worden.
Kies wie er standaard aan het project gekoppeld moeten worden. Later kan je natuurlijk altijd nog extra personen aan het project koppelen.
Yes! Exact is vanaf nu gekoppeld aan Woub. Alle projecten die je vanaf nu aanmaakt in Exact verschijnen na maximaal 10 minuten ook in Woub. Dit geldt ook voor de bijbehorende in- en verkoopfacturen. Als je op je project klikt, zie je rechts bovenin ook staan dat het project gekoppeld is met Exact.
Let op: bestaande projecten in Exact verschijnen niet in Woub.
Wil je deze wel laten inladen? Wij leggen graag uit hoe. Hiervoor hebben wij allereerst een uitdraai van Exact nodig. Dit doe je als volgt:
Ga naar je Exact omgeving en klik bovenin op ‘Projecten’.
Selecteer de projecten die je over wil nemen in Woub.
Klik rechtsboven op het 'gereedschap' icoontje en klik op ‘Excel export’ en sla het bestand op.
Vervolgens kan je gebruikmaken van de projectimport. Ga hiervoor in Woub naar je persoonlijke menu door op 'Hallo,...' te klikken en kies voor 'bedrijfsinstellingen'.
Kies rechts voor 'Importeren projecten' en download het voorbeeldbestand.
Kopieer de benodigde kolommen uit je Exact export bestand naar het Woub Importbestand en sla het op.
Kies bij bestand uploaden voor het zojuist gemaakte bestand en kies voor uploaden. Je projecten worden nu in Woub geladen.