Hoe activeer ik de koppeling?
Allereerst is het belangrijk dat je de koppeling activeert:
Ga rechts bovenin je scherm naar je navigatiemenu en klik op ‘Integraties en apps’.
Klik op 'Moneybird' en klik op de groene button 'Installeren' en vink aan dat je akkoord gaat met de extra kosten á € 25,- per maand. (jaarlijks gefactureerd)
Er verschijnt een nieuw scherm van Moneybird. Log hier in met je Moneybird account. Al ingelogd? Ga dan naar de volgende stap.
Moneybird vraagt toestemming om te koppelen. Je kunt hier zien welke gegevens er allemaal aan Woub gekoppeld worden. Kies vervolgens de juiste administratie die je wilt koppelen en klik op 'Toestaan'.
Yes! 🎉 Moneybird is vanaf nu gekoppeld met Woub.
Welke configuratie instellingen zijn er mogelijk?
De koppeling kan op veel verschillende manieren ingesteld worden, omdat niet alle bedrijven dezelfde processen hanteren. Hierdoor kan iedereen de koppeling naar zijn eigen hand zetten.
Selecteer in welke lijst een nieuw project moet worden toegevoegd. De koppeling voegt iedere 30 minuten automatisch nieuwe projecten toe zodra de offerte is geaccepteerd. Kies dan bijvoorbeeld voor 'Werkvoorbereiding', 'Inbox', 'Geaccepteerde offertes' of een andere lijst.
Zodra jij je ‘Project template’ aan hebt staan bij de bedrijfsinstellingen, dan zie je deze optie in beeld verschijnen. Selecteer welke template je automatisch wilt gebruiken bij het aanmaken van nieuwe projecten vanuit de koppeling.
Maak je nog geen gebruik van project templates? Lees dan hier de handleiding. Tal aan Woub klanten maakt gebruik van een project template. In de project templates staat eigenlijk wat je in 95% van de projecten nodig hebt. Denk aan checklists en projectgegevens. Het is dus een kwestie van één keer goed inrichten en dan heb je er bij elk nieuw project die de door de koppeling automatisch wordt aangemaakt direct profijt van.
Wil je dat er automatisch een debiteur aangemaakt wordt in Moneybird zodra je een nieuwe klant toevoegt in Woub? Vink het vakje dan aan. Kies vervolgens vanaf welke fase deze regel ingaat.
(Let op! Alleen projecten die na de koppeling met Moneybird in de gekozen fase worden gezet, worden overgenomen in Moneybird. Bij projecten die voor de koppeling al in die fase stonden gebeurt dit niet.)
Rechtsboven zie je een ‘Nu importeren’ button. De koppeling wordt iedere 30 minuten gesynchroniseerd. Wil je eerder bepaalde data ophalen, dan kun je de ‘Nu importeren’ button gebruiken. Deze button kun je 1x per 30 minuten gebruiken.
Hoe werkt de koppeling?
Debiteuren Moneybird importeren:
Bij het activeren van de koppeling worden alle contacten die in Moneybird staan na de eerste synchronisatie automatisch toegevoegd aan het contactenboek van Woub.
Alle nieuwe debiteuren die later in Moneybird worden aangemaakt, worden ook automatisch toegevoegd aan het contactenboek van Woub.
Alle wijzigingen van debiteuren in Moneybird, worden ook automatisch geüpdatet in het contactenboek van Woub. Dit werkt maar één kant op. Let op! Moneybird is altijd leidend.
Van Woub naar Moneybird:
Trigger: op het moment dat er een project aangemaakt wordt in Woub, dan zal er ook een project met dezelfde naam toegevoegd worden in Moneybird. Dit doen we zodat je bij het verwerken van inkoopfacturen altijd het juiste project kan selecteren.
Let op! Onderstaande acties zijn alleen van toepassing, zodra de optie 'Automatisch debiteuren aanmaken' aanstaat in de configuratie.
Trigger: zodra een project in Woub wordt verplaatst naar de lijst die in de configuratie ingesteld staat, dan worden de volgende actie’s uitgevoerd:
Er wordt automatisch een contactpersoon in Moneybird aangemaakt. De volgende velden worden meegenomen: ‘Naam opdrachtgever’, ‘Adres’, ‘Telefoonnummer’ en ‘E-mailadres’.
Er wordt een lege 'Concept offerte' aangemaakt in Moneybird onder de betreffende contactpersoon, zodat er een offertenummer wordt gegenereerd door Moneybird.
Het projectnummer in Woub wordt toegevoegd als ‘Kenmerk’ bij de concept offerte.
Van Moneybird naar Woub:
Trigger: zodra de offerte in Moneybird verandert naar de status ‘Geaccepteerd’ en er is een kenmerk in de offerte aanwezig welke niet in Woub bekend is, dan worden de volgende actie’s uitgevoerd:
Het automatisch aanmaken van een project in Woub. (Zodra er een template is ingesteld bij de configuratie, dan wordt deze automatisch gebruikt.)
Het kenmerk in Moneybird wordt het projectnummer in Woub.
De gegevens van de contactpersoon: ‘Naam opdrachtgever’, ‘Adres’, ‘Telefoonnummer’ en ‘E-mailadres’ worden toegevoegd aan Woub. Het adres van de contactpersoon zal ook als projectnaam gebruikt worden.
De offerte regels uit Moneybird komen in een nieuwe checklist terecht genaamd 'Werkbon'.
De getekende offerte komt in het 'Vertrouwelijke documenten' mapje terecht in Woub.
Het totale bedrag excl. BTW van de offerte komt in het financiële overzicht bij ‘Aangenomen werk’ met [Offerte + offertenummer] in de omschrijving.
Trigger: zodra de offerte in Moneybird verandert naar de status ‘Geaccepteerd’ en er is een kenmerk in de offerte aanwezig welke wel in Woub bekend is en het project staat in de gekoppelde lijst (bijvoorbeeld in de lijst 'opdracht'), dan worden de volgende acties uitgevoerd:
De offerte regels uit de geaccepteerde offerte worden toegevoegd aan het project als taken aan de checklist 'Werkbon'.
De geaccepteerde offerte wordt als PDF opgeslagen in de map 'Vertrouwelijke documenten'.
Een tweede offerte met hetzelfde kenmerk als een projectnummer wordt aan het bestaande project toegevoegd. De offerteregels worden aangemaakt als een nieuwe checklist.
Vanuit Woub naar Moneybird (facturatie):
1. Je kunt vanuit Woub een conceptfactuur aanmaken in Moneybird, waarbij het projectnummer ook wel het referentienummer wordt in de factuur.
In het hoofdstuk ‘Management’ zit rechtsboven een knop ‘Factuur maken’. (Zie onderstaande afbeelding) Deze knop verschijnt alleen als binnen het project ‘koppeling met Moneybird'.
Je hebt de volgende mogelijkheden om een factuur aan te maken:
Gerealiseerde uren en gebruikte materialen in Woub. (Selecteer beide functie’s)
Alleen gerealiseerde uren.
Alleen gebruikte materialen.
Deel of eindfactuur zonder uren en materialen. (Geen functie’s selecteren)
2. In Woub kun je zien hoeveel je in totaal hebt gefactureerd in een project. Nog te factureren = ’Totale aanneemsom’ minus ’Verstuurde facturen’. Er zijn uiteraard nog meer mogelijkheden:
Aangemaakte facturen vanuit Woub kunnen in Moneybird ingepland worden. Ook conceptfacturen zullen direct worden meegenomen in de berekening ‘Nog te factureren.’
Je kunt direct vanuit Woub de deelfactuur in Moneybird openen door op de naam te klikken.
3. Alle inkoopfacturen worden per crediteur gegroepeerd. Om de specificaties van de inkoopfacturen in te zien kun je op de crediteur klikken. (Zie afbeelding hieronder)
4. Het is ook mogelijk om direct de inkoopfactuur in Moneybird te openen door op het PDF icoon te klikken. (Zie afbeelding hieronder)
Heel veel succes met de koppeling tussen Woub en Moneybird! 💪
#meerrustinjewerk 💭