Om de koppeling tussen KING en Woub te maken heb je het volgende nodig:
Een KING Connector
Een Application Key
Een Bearer Token
Allereerst zal je de KING Connector moeten installeren om de koppeling te realiseren. De KING Connector is een stuk software dat geïnstalleerd wordt op dezelfde server als de KING ERP data base server. Let op! Bij versies ouder dan KING 5.57 wordt de KING Connector niet geïnstalleerd. In dat geval moet je KING ERP updaten naar een recentere versie.
Lees hier op de website van KING hoe je de KING connector, de Application Key en de Bearer Token kan aanvragen en installeren.
Hoe activeer ik de koppeling?
Ga rechts bovenin je scherm naar je navigatiemenu en klik op 'Integraties en apps'.
Klik op ‘KING Software’ en klik op de groene button ‘Installeren’ en vink aan dat je akkoord gaat met de extra kosten á € 25,- per maand. (Jaarlijks gefactureerd)
Maak de koppeling met KING. KING Software zal de app-sleutel (bear token) aanleveren. Kopieer de bear token en plak deze app-sleutel in Woub. Let op! Deze bear token is maximaal 6 maanden geldig. Na 6 maanden moet je een nieuwe app-sleutel, bear token, aanvragen.
Selecteer vervolgens om welke administratie het gaat.
Yes! De koppeling is nu actief 🎉
Welke configuratie instellingen zijn er mogelijk?
Rechtsboven zie je de ‘Nu importeren’ button. De koppeling wordt automatisch iedere 30 minuten gesynchroniseerd. Wil je op een ander moment bepaalde data ophalen, dan kun je de ‘Nu importeren’ button gebruiken. Deze button kun je 1x per 30 minuten gebruiken.
Selecteer in welke lijst een nieuw project moet worden toegevoegd. Kies dan bijvoorbeeld voor 'Werkvoorbereiding', 'Inbox', 'Geaccepteerde orders' of een andere lijst.
Let op! De koppeling voegt iedere 30 minuten automatisch nieuwe projecten toe zodra de order (KING) handmatig is aangepast naar ‘Vrijgeven voor levering’. Dit gebeurt niet met terugwerkende kracht.Zodra jij je ‘Project template’ aan hebt staan bij de bedrijfsinstellingen, dan zie je deze optie in beeld verschijnen. Selecteer welke template je automatisch wilt gebruiken bij het aanmaken van nieuwe projecten vanuit de koppeling. Maak je nog geen gebruik van project templates? Lees dan hier de handleiding.
Voor deze koppeling is het belangrijk om een project template te gebruiken. Voeg aan dit template de volgende 2 checklisten toe.Kantoor
Terrein
Let op! Het is belangrijk dat je deze checklist namen exact overneemt. Wanneer je dit niet doet, dan kunnen wij deze checklisten niet updaten.
Hoe werkt de koppeling?
Trigger: de status van de order wordt handmatig aangepast naar: 'Vrijgeven voor levering'. Zodra dit gebeurt zal er in Woub een nieuw project worden aangemaakt.
(Dit gebeurd alleen als datum vrijgeven voor levering dezelfde dag is of in de toekomst.)
Actie 1: project aanmaken in Woub
Ordernummer en debiteur naam KING → Projectnaam Woub.
Referentie order KING (verplicht anders gebeurd er niks) → Projectnummer Woub
Actie 2: orderregels worden opgehaald en de volgende checklisten uit het project template worden geüpdatet
Checklist: ‘Kantoor’
Alleen regels met de soort ‘Tarieven’ wordt meegenomen als taak. Taak naam wordt: tekst op factuur + (Aan besteld verkoopeenheden + Verkoopeenheid)
Checklist ‘Terrein’
Alleen regels met de soort ‘Artikelen’ wordt meegenomen als taak. Taak naam wordt: tekst op factuur + (Aan besteld verkoopeenheden + Verkoopeenheid)
Actie 3: orderregels worden opgehaald en de volgende checklisten worden nieuw aangemaakt
Checklist: ‘Productie’
Alleen regels met de soort ‘Artikelen’ wordt meegenomen als taak. Taak naam wordt: tekst op factuur + ('Aan besteld verkoopeenheden' + Verkoopeenheid)
Checklist ‘Uithalen’
Alleen regels met de soort ‘Artikelen’ wordt meegenomen als taak. Taak naam wordt: tekst op factuur + (Aan besteld verkoopeenheden + Verkoopeenheid)
Let op bij actie 2 en 3! Alle orders in KING staan in 'One way sync' met Woub. KING is altijd leidend. Als er een wijziging plaatsvindt in de orderregel, dan wordt de taaknaam in Woub automatisch geüpdatet. Zo voorkomen we faalkosten.
Het idee achter acties 2 en 3 is om het productieproces te automatiseren. Zo krijgt elke afdeling een specifieke checklist die voor hen bedoeld is.
Actie 4: contactgegevens uit order ophalen
Contactpersoon 1 aanmaken in Woub en de volgende gegevens ophalen:
Naam debiteur
Straat, huisnummer, postcode, woonplaats en land
E-mail
Telefoon 1
Regel: zodra het verzendadres gelijk is aan het verzendadres, dan wordt contactpersoon 2 aangemaakt in Woub en de volgende gegevens opgehaald:
Verzendadres naam.
Straat, huisnummer, postcode, woonplaats en land
De gegevens van contactpersoon 2 worden automatisch gekopieerd en als bericht verstuurd in de ‘Algemene groepschat’ in Woub. Deze actie wordt uitgevoerd voor de gebruiker die Woub gratis gebruikt.
Heel veel succes met de koppeling tussen Woub en KING Software! 💪