Hoe activeer ik de koppeling?
Allereerst is het belangrijk dat je de koppeling activeert:
Ga rechts bovenin je scherm naar je navigatiemenu en klik op ‘Integraties en apps’.
Klik op 'Twinfield' en klik op de groene button 'Installeren' en vink aan dat je akkoord gaat met de extra kosten á € 25,- per maand. (Jaarlijks gefactureerd)
Er verschijnt een nieuw scherm van Twinfield. Log hier in met je Twinfield account. Als je al bent ingelogd, dan kom je meteen bij de volgende stap uit.
Twinfield vraagt om toestemming voor de koppeling. Je kunt hier zien (zie onderstaande afbeelding) welke gegevens er allemaal gekoppeld worden aan Woub.
Yes! De koppeling is nu actief. 🎉
Welke configuratie instellingen zijn er mogelijk?
De koppeling kan op verschillende manieren ingesteld worden, omdat niet alle bedrijven dezelfde processen hanteren. Hierdoor kan iedereen de koppeling naar zijn eigen hand zetten.
Selecteer om welk filiaal het gaat. Let op! Je kan maximaal 1 filiaal tegelijk selecteren.
Hier kun je ervoor kiezen dat, zodra er een nieuw project wordt aangemaakt in Woub, er automatisch een kostenplaats aangemaakt moet worden in Twinfield.
Let op! Twinfield stelt de vereiste om een kostenplaats (dimensie) aan te maken. Het nummer moet altijd beginnen met 0 en 5 karakters bevatten.
(Het is raadzaam om de automatische projectnummering van Woub aan te zetten.)
Let op! Hier vul je in vanaf welk projectnummer er geüpdatet moet worden. Indien alle projecten geüpdatet moeten worden, laat dit veld dan leeg.
Rechtsboven zie je de ‘Nu importeren’ button. De koppeling wordt automatisch iedere 30 minuten gesynchroniseerd. Wil je op een ander moment bepaalde data ophalen, dan kun je de ‘Nu importeren’ button gebruiken. Deze button kun je 1x per 30 minuten gebruiken.
Hoe werkt de koppeling?
Wil je ook met terugwerkende kracht projecten updaten? Maak dan in Twinfield handmatig kostenplaatsen aan. Zorg ervoor dat het kostenplaats nummer gelijk is aan het projectnummer in Woub.
(Configurabel: Bij elk nieuw Woub project wordt er automatisch een kostenplaats in Twinfield aangemaakt.)
Is het Woub project gekoppeld met Twinfield? Dan zie je rechtsboven in het project, een groen vinkje met de tekst ‘Koppeling met Twinfield’. Alleen wanneer deze zichtbaar is, zullen alle inkoop- en verkoopfacturen die in Twinfield definitief geboekt zijn en gekoppeld zijn aan een kostenplaats welke matcht met het projectnummer in Woub, automatisch in het financieel overzicht van Woub worden geüpdatet.
Als je de aanneemsom invult heb je direct inzicht in welk gedeelte van de aanneemsom nog niet is gefactureerd. In Woub kun je zien hoeveel je in totaal hebt gefactureerd in een project. Nog te factureren = ’Totale aanneemsom’ minus ’Totaal gefactureerd’. Je kunt direct vanuit Woub de verkoopfactuur in Twinfield openen door op het factuurnummer te klikken. (Zie afbeelding hieronder)
Alle inkoopfacturen worden per crediteur gegroepeerd. Om de specificaties van de inkoopfacturen in te zien kun je op de crediteur klikken. (Zie afbeelding hieronder)
Het is ook mogelijk om direct de inkoopfactuur in Twinfield te openen door op het PDF icoon te klikken. (Zie afbeelding hieronder)
📣 Heb je naast Twinfield ook WeFact gekoppeld met Woub? Let dan goed op!
Factureer je met WeFact en heb je dit gekoppeld aan Twinfield? Koppel dan geen kostenplaats aan de verkoopfacturen of verkoopboekingen. Wanneer je dit wel doet komen de verkoopfacturen dubbel in Woub en dat willen we uiteraard voorkomen!
Lees hier hoe de koppeling met WeFact werkt.
Heel veel succes met de koppeling tussen Woub en Twinfield! 💪