Met de urenregistratie in Woub laat je de werkvloer eenvoudig per project alle gemaakte uren registreren. Met de materialen kun je eenvoudig een materiaallijst maken, zodat je met ÊÊn klik alles kunt registreren. Let op! Je hebt alleen toegang tot deze functionaliteiten met een Woub Compleet of Pro pakket. Lees hier wat er allemaal onder de pakketten valt.
In dit artikel laat ik je zien hoe je de uren-en materialen kunt instellen.
Uren Project
Allereerst is het goed om de instellingen van de uren te controleren.
Ga naar 'Hallo,...' en klik op 'Bedrijfsinstellingen'. Aan de rechterkant van je scherm zie je een aantal hoofdstukken staan. Klik op 'Uren project'.
Controleer het aantal uren per week: hier stel je het aantal werkuren per week in.
Registraties invullen met start- en eindtijd: je ziet hier ook de mogelijkheid om registraties in te vullen met een start- en eindtijd (optioneel). Dit houdt in dat de werkvloer niet een getal hoeft in te vullen van het aantal gewerkte uren, maar een van- en tot tijd. Let op! Hier wordt geen rekening gehouden met pauzes.
Stel (indien nodig) een uren herinnering in: hiermee stel je een automatische herinnering in richting je collega's, zodat niemand meer vergeet om zijn of haar uren te loggen. Lees hier hoe je een herinnering van de urenregistratie instelt.
Urensoort naam: controleer en voeg eventueel nieuwe urensoorten toe inclusief prijs per uur of kilometer.
Uren algemeen: algemene uren instellen en registreren đ âī¸
Nu dat je de instellingen van de projectmatige uren hebt gecontroleerd en zo nodig hebt ingesteld, gaan we over tot de algemene uren. Algemene uren gebruik je voor alle uren die je niet projectmatig wilt registreren. Denk hierbij aan vakantie, ziekte, school, ATV, reis of overuren. Benieuwd hoe je dit instelt? Volg hier het stappenplan om de algemene uren in te stellen en te registreren.
Materiaal
Jouw collega's op de werkvloer maken hun registraties op basis van de vooropgestelde lijst die jij voor hun klaar zet. Het is dus goed om deze zo volledig mogelijk in te vullen en het zo makkelijk mogelijk voor hun te maken.
Aan de rechterkant van je scherm zie je een aantal hoofdstukken staan. Klik op 'Materiaal'.
'+ Regel toevoegen': Je ziet twee mogelijkheden om een nieuwe regel toe te voegen. Bij beide opties wordt er onderaan de lijst een nieuwe regel toegevoegd.
Koppel een groep aan het materiaaltype.
Geef het materiaal een naam.
Geef aan om welke eenheid het gaat.
Geef de prijs per eenheid aan.
Groep toevoegen: ook kun je een groep toevoegen. Met deze groepen bespaar je de werkvloer aardig wat scroltijd en kunnen zij gericht zoeken naar het materiaal waar zij die dag mee hebben gewerkt.
Materiaal naam: geef je materiaalsoort een naam.
Materiaal eenheid: geef aan of het materiaalsoort 'per rol', 'per stuk', 'per paar', 'per pak', 'per emmer' of 'per zak' is.
Prijs per eenheid: stel hier het bedrag in.
Wat ziet de werkvloer op zijn of haar mobiel?
Registratie toevoegen via mobiel:
De werkvloer klik op het project > Gaat naar het hoofdstuk 'Registratie' > Klikt op 'Registratie toevoegen'.
Urensoort:
De werkvloer klikt op 'Selecteer urensoort' > Vinkt het juiste urensoort aan.
De werkvloer vult het aantal uur in, eventueel aangevuld met een notitie. Mocht de functie 'Registraties invullen met start- en eindtijd' ingesteld zijn, dan kunnen zij het ook op deze manier invullen. Zij stellen dus de exacte start- en eindtijd in.
Materiaal:
Zoals eerder is ingesteld zijn er materiaalsoorten ingevoerd. De werkvloer klikt op 'Selecteer materiaal' en krijgt dan netjes een lijst te zien met de materialen, onderverdeeld in groepen:
Zodra de collega op de werkvloer zowel de uren als materialen heeft geregistreerd, klikt hij of zij op 'Bewaar'. Tada! De gebruiker heeft zijn uren en materialen geregistreerd.
Mijn urencontrole (werkvloer)
Hieronder een voorbeeld hoe de werkvloer kan controleren of alle uren per week correct zijn ingevuld:
De werkvloer klikt allereerst op 'Account' en gaat naar 'Mijn urencontrole'
Er komt een weekoverzicht tevoorschijn waarbij zij precies kunnen zien welke dagen zij hebben ingevuld. Mochten ze een dag missen, dan gaan zij naar het desbetreffende project > klikt op registratie en vult alsnog zijn of haar uren in.
Registraties exporteren naar Excel
Wil jij je registraties exporteren naar Excel? Lees hier hoe je dat doet.