Ben je nieuw bij Woub en staan je projecten in een ander systeem? Geen probleem! Deze projecten kan je in de meeste gevallen snel inladen in Woub. Dit scheelt je veel tijd en zorgt voor een minder grote kans op fouten.
Hoe gaat dit in zijn werk?
Maak in je huidige systeem een export van je projecten. Hoe je dit precies doet kan je navragen bij de klantenservice van je huidige systeem. Mocht je er niet uitkomen, dan kan je ook altijd contact opnemen met onze Klantsucces Specialist.
Open het bestand in Excel.
Ga in Woub naar je persoonlijke menu rechts bovenin en klik op ‘Bedrijfsinstellingen’.
Klik rechts in het scherm op ‘Importeren projecten’.
Download hier het voorbeeld bestand. Dit bestand bevat de volgende kolommen:
Projectnaam
Projectnummer
Omschrijving
Startdatum: zorg ervoor dat deze dezelfde volgorde aanhoudt, zoals wij hier omschrijven: 2020-08-10 10:00:00
Einddatum: ook deze moet dezelfde volgorde hebben, zoals wij hier omschrijven: 2020-08-10 10:00:00
Naam contactpersoon:
Telefoonnummer:
E-mail:
Locatie:
Kopieer de kolommen uit je exportbestand naar de juiste kolommen in het voorbeeldbestand. Alleen de projectnaam is verplicht om in te voeren, de rest van de velden kunnen eventueel leeggelaten worden als er geen informatie beschikbaar is.
Controleer of alles goed staat en sla het bestand op onder een door jou gekozen naam.
Klik vervolgens in Woub op ‘Bestand uploaden’ en kies het zojuist opgeslagen bestand en bevestig nogmaals het uploaden.
De projecten worden nu ingeladen in Woub. Mocht er iets fout gegaan zijn of iets niet kloppen, dan kan je het bestand de eerste 48 uur nog verwijderen. De toegevoegde projecten uit dat bestand worden dan allemaal verwijderd. Je kan in het Excel bestand de fout aanpassen en het bestand opnieuw inladen. Let op: Dit kan alleen de eerste 48 uur na het uploaden!
Nieuw toegevoegd:
Er is een extra veld toegevoegd in het bestand. De laatste kolom is nu 'Lijst'. Dit houdt in dat de fase waarin het project zich bevindt gekozen kan worden. Let er wel op dat er geen typfouten instaan, anders herkent het systeem de fase niet.