Hoe activeer ik de koppeling?
Allereerst is het belangrijk dat je de koppeling activeert:
Ga rechts bovenin je scherm naar je navigatiemenu en klik op ‘Integraties en apps’.
Klik op 'WeFact' en klik op de groene button 'Installeren' en vink aan dat je akkoord gaat met de extra kosten á € 25,- per maand (jaarlijks gefactureerd).
Ga naar je WeFact-omgeving en klik links op 'Instellingen' en vervolgens op 'API'.
Zodra de checkbox ‘’Ik wil de API inschakelen’’ nog uitstaat, selecteer deze dan. Er wordt nu automatisch een beveiligingscode gegenereerd.
Vul de volgende code in achter 'Whitelist IP-adressen': 0.0.0.0/1. (Mocht er al een IP-adres ingevuld zijn, klik dan op ‘IP-adres toevoegen’ en vul het in op een nieuwe regel).
Klik onderin bij de WeFact-instellingen op 'Bewerking opslaan', voordat je de beveiligingscode kopieert.
Kopieer de beveiligingscode en vul die in je Woub-omgeving in. Klik op ‘Koppeling maken’.
Yes! De koppeling is nu actief 🎉
Welke configuratie instellingen zijn er mogelijk?
De koppeling kan op veel verschillende manieren ingesteld worden, omdat niet alle bedrijven dezelfde processen hanteren. Hierdoor kan iedereen de koppeling naar zijn eigen hand zetten.
Selecteer in welke lijst een nieuw project moet worden toegevoegd. De koppeling voegt automatisch nieuwe projecten toe als de offerte is geaccepteerd. Kies dan bijvoorbeeld voor 'Werkvoorbereiding', 'Inbox', 'Geaccepteerde offertes' of een andere lijst.
Zodra jij je ‘Project template’ aan hebt staan bij de bedrijfsinstellingen, dan zie je deze optie in beeld verschijnen. Maak je nog geen gebruik van project templates? Lees dan hier de handleiding. Tal aan Woub klanten maakt gebruik van een project template. In de project templates staat eigenlijk wat je in 95% van de projecten nodig hebt. Denk aan checklists en projectgegevens. Het is dus een kwestie van één keer goed inrichten en dan heb je er bij elk nieuw project die de door de koppeling automatisch wordt aangemaakt direct profijt van.
Wil je dat er automatisch een debiteur aangemaakt wordt in WeFact zodra je een nieuwe klant toevoegt in Woub? Vink het vakje dan aan. Kies vervolgens vanaf welke fase deze regel ingaat. (Let op! Alleen projecten die na de koppeling met WeFact in de gekozen fase worden gezet, worden overgenomen in WeFact. Projecten die voor de koppeling al in die fase stonden niet.)
Rechtsboven zie je een ‘Nu importeren’ button. De koppeling wordt iedere 30 minuten gesynchroniseerd. Wil je eerder bepaalde data ophalen, dan kun je de ‘Nu importeren’ button gebruiken. Deze button kun je 1x per 30 minuten gebruiken.
Hoe werkt de koppeling?
Debiteuren WeFact importeren:
Bij het activeren van de koppeling worden alle debiteuren die in WeFact staan automatisch toegevoegd aan het contactenboek van Woub.
Alle nieuwe debiteuren die later in WeFact worden aangemaakt, worden ook automatisch toegevoegd aan het contactenboek van Woub.
Van Woub naar WeFact:
Alleen als de optie ‘Automatisch debiteuren aanmaken’ aanstaat in de configuratie, zullen de onderstaande actie’s van toepassing zijn.
Trigger: zodra een project in Woub wordt verplaatst naar de lijst die in de configuratie ingesteld staat, dan worden de volgende actie’s uitgevoerd:
Er wordt automatisch een debiteur in WeFact aangemaakt. De volgende velden worden meegenomen: ‘Naam opdrachtgever’, ‘Adres’, ‘Telefoonnummer’ en ‘E-mailadres’.
Er wordt een lege 'concept offerte' aangemaakt in WeFact onder de betreffende debiteur, zodat er een offertenummer wordt gegenereerd door WeFact.
Het projectnummer in Woub wordt toegevoegd als ‘referentienummer’ bij de concept offerte.
Van WeFact naar Woub:
Werkwijze 1: zodra de offerte in WeFact verandert naar de status ‘Geaccepteerd’ en er is geen referentienummer in de offerte aanwezig, dan worden de volgende actie’s uitgevoerd:
Het automatisch aanmaken van een project in Woub. (Is er een template is ingesteld bij de configuratie, dan wordt deze automatisch gebruikt.)
Het referentienummer in WeFact wordt het projectnummer in Woub.
De debiteur gegevens: ‘Naam opdrachtgever’, ‘Adres’, ‘Telefoonnummer’ en ‘E-mailadres’ worden toegevoegd aan Woub.
De offerte regels uit WeFact komen in een nieuwe checklist terecht genaamd 'Werkbon'.
De getekende offerte komt in het 'Vertrouwelijke documenten' mapje terecht in Woub.
Werkwijze 2: Zodra de offerte in WeFact verandert naar status ‘Geaccepteerd’ en er is wel een referentie nummer aanwezig in de offerte, dan worden de volgende actie’s uitgevoerd:
Het referentienummer in de offerte moet altijd identiek zijn aan een projectnummer in Woub, zodat het bestaande project in Woub word geüpdatet.
De offerte regels uit WeFact komen in een nieuwe checklist terecht genaamd 'Werkbon'.
De getekende offerte komt in het 'Vertrouwelijke documenten' mapje terecht in Woub.
Vanuit Woub naar WeFact (facturatie):
Je kunt vanuit Woub een conceptfactuur aanmaken in WeFact, waarbij het projectnummer het referentienummer wordt in de factuur.
In het hoofdstuk ‘Management’ zit rechtsboven een knop ‘Factuur maken’. (Zie onderstaande screenshot)
Je hebt de volgende mogelijkheden om een factuur aan te maken:
Gerealiseerde uren en gebruikte materialen in Woub. (Selecteer beide functie’s)
Alleen gerealiseerde uren
Alleen gebruikte materialen
Deel of eindfactuur zonder uren en materialen. (Geen functie’s selecteren)
In Woub kun je zien hoeveel je in totaal hebt gefactureerd in een project. Nog te factureren = ’Totale aanneemsom’ minus ’Verstuurde facturen’. Er zijn uiteraard nog meer mogelijkheden:
Aangemaakte facturen vanuit Woub kunnen in WeFact ingepland worden. Ook conceptfacturen zullen direct worden meegenomen in de berekening ‘Nog te factureren.’
Je kunt direct vanuit Woub de deelfactuur in WeFact openen door op de naam te klikken.
Heel veel succes met de koppeling tussen Woub en WeFact! 💪